Megoldásunk támogatja a meglévő, vagy postai úton érkező, papíralapú iratanyagok átvételét, biztonsági átvilágítását, felbontását, érkeztető azonosítóval történő ellátását, kivételkezelést és a célrendszerhez történő eljuttatást. Az általunk készített megoldás az iratok előkészítését követő ponton illeszthető be a dokumentum feldolgozási folyamatba, ugyanakkor minden munkafázisban információval látja el az interfészeken keresztül kapcsolódó rendszereket. Digitalizáló rendszerünk sziget-szerűen implementálható az intézményi infrastruktúrába, de szabványos interfészein keresztül folyamatosan állapot információkkal képes ellátni a kapcsolódó rendszereket a teljes digitalizálási folyamat során.
Digitalizálás
A feldolgozás folyamata az előkészítés manuális részfolyamatával kezdődik, ahol megtörténik a beérkező papír alapú iratok lapra szerelése (borítékbontás, kapocsmentesítés, egyedi vonalkód felragasztás). Az előkészített iratok a szkennelő munkaállomásokhoz kerülnek digitalizálásra (szkennelés, képi állományok ellenőrzése és szükséges képmanipulációs tevékenységek elvégzése, exportálás további validáláshoz).
Kapcsolódás más rendszerekhez
A digitalizálás munkafázistól kezdve a rendszer REST API interfészeken keresztül képes a feldolgozáshoz szükséges adatokat (felhasználók adatai, felhasználói csoportok adatai, iktatási információk) fogadni, illetve a kapcsolódó rendszerek (dokumentum kezelő, folyamat management rendszerek) számára dokumentum státusz, meta adat és tartalom információkat biztosít a feldolgozás teljes időtartama alatt.
Export
A feldolgozó folyamatot vezérlő egyedi alkalmazás előállítja a meta adatokból a PDF-ekhez tartozó leíró XML állományokat és elvégzi az exportálást. A célrendszer számára dedikált mappába helyezi el a PDF+XML párokat, ahonnan a célrendszer ütemezetten feldolgozhatja azokat.
Minőségellenőrzés, kétrétegű pdf előállítása
A feldolgozó folyamatot vezérlő egyedi alkalmazás figyeli az elkészült képi állományokat, a hozzájuk tartozó leíró adatokat és a megfelelő feldolgozó csoportnak kiosztja a minőségellenőrzési feladatot. A manuális minőségellenőrzés során webes felület támogatja a papír alapú és digitalizált tartalom összehasonlítását, korrekciós tevékenységek elvégzését, hiba-, és kivételkezelést, továbbá a meta adatok ellenőrzését, szükség szerinti javítását. Az ellenőrzött képi állományok átadásra kerülnek az OCR-ező alkalmazásnak, ahol megtörténik az OCR-ezés és a kétrétegű PDF-ek előállítása.