GRC platformok: Az Excel nem véd meg a ransomware-től

Sok szervezet GRC (Governance, Risk Management, Compliance) működése a mai napig strukturálatlan dokumentumhalmokra épül: Excel-táblákra, Word-fájlokra, PPT-kre, sőt olykor csak fejben létező szabályrendszerekre. Az ebből fakadó káosz nemcsak operatív kockázat, hanem stratégiai veszélyforrás is. Az ilyen típusú „papíralapú” félrevezető illúziót teremt – a megfelelés illúzióját –, miközben sem eseményvezérelt működésre, sem számonkérhetőségre, sem valós idejű kontrollra nem képes.

A GRC papíron – egy dobozrendszer illúziója

A „GRC papíron” nem szó szerint papírt jelent, hanem strukturálatlan adatot – legyen az egy tucatnyi Excel, Word, PDF vagy egy SharePoint-mappa. A probléma ott kezdődik, amikor a kockázatregiszterek (pl. third party risk, cybersecurity, üzletmenet-folytonosság) külön-külön „dobozban” ülnek, és semmilyen kapcsolat nincs köztük. Ilyen környezetben nincs esély sem összefüggések felismerésére, sem automatizálásra.

A támadó, amikor megérkezik, nem fogja érdekelni, hogy a fenyegetettségek szépen dokumentálva vannak egy Wordben, egyszerűen kikerüli őket. Ezeket a rendszereket gyakran csak utólag látjuk viszont: például amikor audit van, akkor „kikapjuk a dobozt”, elővesszük az Excel fájlt, és kiszínezzük a mátrixot.

A strukturálatlanság ára: se kontroll, se valós idejűség

A leggyakoribb következmény: a rendszeres felülvizsgálat kimerül egy dátumban a szabályzat alján – ami legtöbbször évekkel ezelőtti. Az „updated: 2004. január 1.” típusú dátumok nem valódi frissítésre utalnak, hanem arra, hogy egyszer valaki „muszájból” hozzányúlt. A polcra rakott irányelvek, a fiókba zárt eljárások, a „megszokásból” ismert szerepkörök nem kontrollált, hanem remélt működést biztosítanak.

A strukturálatlan működés másik árulkodó jele a „szerintem” faktor. Egy kockázatelemzés során gyakori válasz: „minden második pénteken ez kritikus folyamat, mert akkor nem én megyek a gyerekért az oviba”. Ha nincsenek módszertani keretek, akkor az egyéni szubjektum szabja meg a folyamatkritikusságot – és ezzel a kockázati súlyokat is. Ez kényszerű egyszerűsítésekhez, hamis biztonságérzethez és döntéstámogatás nélküli káoszhoz vezet.

GRC platform: rendszer, nem varázspálca

Sokan gondolják, hogy a GRC egy dobozos termék, amit csak meg kell vásárolni, telepíteni, és máris működik. Ez tévhit. Egy GRC rendszer nem életmentő abban az értelemben, hogy helyettünk dolgozik – de életmentésre alkalmas, mert segít strukturálni, számonkérni és integrálni a kockázatokkal kapcsolatos tudást, folyamatokat és tevékenységeket.

A platform valódi értéke az eseményvezérelt működés. Tudja, hogy kinek mi a dolga, mikor, miért és milyen gyakorisággal. A workflow nemcsak támogat, hanem kényszerít is: ha például a backup folyamatban nincs validált visszatöltési teszt, azt nem lehet kikerülni. Egy jól felépített GRC platform a „kipipálás” helyett bizonyítékot vár.

Ezen túlmenően a GRC képes a belső szabályzatokat a külső követelményekkel (NIS2, ISO 27001, PCI DSS stb.) összehangolni, egységes kontrollkatalógust kialakítani, és valóban integrált rendszert alkotni – nem különálló risk regiszterek gyűjteményét.

Működő GRC-t csak csapatban lehet építeni

Egy GRC platform nem magányos szakértői projekt. Már a működőképességéhez is az kell, hogy a szervezet ismerje és strukturáltan kezelje a szerepköröket, folyamatokat, felelősségi mátrixokat. Ezek az információk jellemzően léteznek már – például Active Directory csoportok formájában –, csak be kell emelni őket a rendszerbe.

A business impact analízisek során létrejött folyamatleírások, szolgáltatáslisták, felelősi kapcsolatok mind beépíthetők. Ugyanígy: a szabályzatokat is újra kell értelmezni – nem novellaként, hanem szabályként. Ha egy irányelv megfogalmazható „ha így működik → szabad / ha úgy → tilos” logikával, akkor az algoritmizálható. Ezáltal a GRC platform képes nemcsak tárolni, hanem alkalmazni is a szabályokat.

A compliance nem cél, hanem következmény

A jól strukturált GRC rendszerben a megfelelés nem egy kipipálandó cél, hanem a megfelelő működés eredménye. A compliance olyan, mint egy háztető. Szépen néz ki fentről, de ha nincs alatta fal, akkor nincs ház. Egy szabályzat, amely mögött nincs valós végrehajtás, semmit sem ér.

A GRC platform lehetőséget ad arra, hogy a szervezet ne látszatot mutasson, hanem valóságot. Hogy ne csak egy NIS2 audit miatt legyen rend, hanem azért, mert működik a rendszer – és így a megfelelés csak egy ellenőrzőpont, nem cél. A végső állapot pedig nem tökéletes kontroll, hanem egy olyan működés, ahol nyugodtan lehet dolgozni, mert tudjuk, hogy a rendszer működik.

Zárszó

Egy GRC platform nem varázsszer. De ha jól építjük fel – csapatmunkában, adatvezérelten, strukturáltan – akkor képes biztosítani, hogy ne csak látszólag legyünk biztonságban. Egy jó GRC rendszerrel nemcsak azt tudjuk mondani, hogy „minden rendben”, hanem azt is, hogy miért, hol és hogyan. És ez ma már nem versenyelőny, hanem túlélési alapfeltétel.