Az átlátható működés titka: hogyan segíti az intranet és a digitalizáció a vállalati növekedést

Huszonhat évvel ezelőtt az EURO ONE fejlesztési csapata mindössze öt fővel indult útnak.  Egyetlen szobában dolgoztunk, ahol az információ szabadon áramlott, a döntések közösen születtek, és nem volt szükség sem szervezetre, sem formalizált folyamatokra vagy adatkezelési logikára – a csapat egyszerűen működött. Ahogy azonban a szakterület növekedni kezdett, a spontán, „egy mindenkiért, mindenki egyért” működés fokozatosan elveszítette hatékonyságát. A 20-25 fő fölötti létszám új szerepköröket, felelősségi köröket és szabályrendszereket hozott magával.

Ma, amikor az egykori kis fejlesztői egység egy 150 fős vállalat egyik üzletágaként működik, a legnagyobb kihívást már nem az alaptevékenység megszervezése jelenti, hanem az, hogy hogyan őrizhető meg a szervezet hatékonysága és egysége. Kulcskérdéssé vált a belső kommunikáció, az információk szabályozott megosztása és a tudás átlátható kezelése – hiszen ezek képezik a fenntartható működés alapjait.

A szervezeti fejlődés három szintje

A vállalatok életútja során három jellegzetes működési szakasz különíthető el.

1. Az ad hoc működés, amikor még mindenki mindent átlát – kényelmes, de a növekedéssel gyorsan elérhetetlenné válik.
2. A core tevékenységek szervezése, amely a termelés és szolgáltatás stabil alapját biztosítja.
3. A back office folyamatok strukturálása, amely gyakran háttérbe szorul, pedig ez teremti meg a fenntartható működés alapját.

A harmadik szint kulcsa, hogy a vállalati adatvagyon kontrollált, biztonságos módon, minden érintett számára elérhető módon kerüljön szervezésre, tárolásra. Csak így biztosítható, hogy a működés átlátható, kiszámítható és ellenőrizhető legyen.

Több mint fájlszerver – az intranet, mint központi tudástár

Sok szervezetnél a dokumentumkezelés még mindig különböző meghajtókon, egymásba ágyazott mappákban történik. Ez azonban számos problémát vet fel: nincs verziókezelés, nem egyértelmű, ki birtokolja a legfrissebb dokumentumot, és az információk nehezen visszakereshetők.

Ezzel szemben egy intranet-alapú dokumentumtár lehetővé teszi a szerződések, szabályzatok, utasítások, sablonok és arculati anyagok egységes, biztonságos és strukturált tárolását.
Az intranet emellett nemcsak a dokumentumok helye – hanem a vállalati kommunikáció hiteles csatornája is. Segítségével a munkatársak hivatalos, validált információkhoz juthatnak, a vezetés pedig egységes, átlátható kommunikációs felületet kap.

Egy jól felépített intranet a motivációt is erősíti. Oktatási anyagok, kompetenciafejlesztő tartalmak, belső hírek és közösségi kezdeményezések adhatnak lendületet a vállalati tanulásnak és a munkatársi elköteleződésnek.

Digitális kompetenciák: a hatékonyság alapja

A technológia csak annyira hasznos, amennyire a kollégák képesek élni vele.
Tapasztalat, hogy még a fiatalabb generáció tagjai sem mindig ismerik megfelelően az alapvető Office-eszközöket. Az üzleti dokumentumok minősége, a prezentációk színvonala vagy a projektadminisztráció hatékonysága azonban nagymértékben függ ezektől az ismeretektől.

Ezért a vállalati digitalizáció elengedhetetlen része a tudatos kompetenciafejlesztés – akár intraneten keresztül, akár dedikált oktatási modulok segítségével.

A digitalizált back office folyamatok, átláthatóan és mérhetően

A strukturált adatkezelés megszervezése után a következő lépés a back office folyamatok digitalizálása.
Szabadságigénylések, képzésszervezés, szerződéskötés, hibabejelentés vagy teljesítési igazolás folyamatának támogatása– mindezek automatizálhatók, egyszerűsíthetők, és beépíthetők a mindennapi működésbe.
A cél nem a papír digitális másolata, hanem a folyamatok újragondolása, hogy gyorsabb, átláthatóbb és ugyanakkor mérhető rendszer jöjjön létre.

Erre a legtöbb vállalatnál már ma is rendelkezésre állnak az eszközök: az M365 (korábban O365) csomag részeként elérhető SharePoint és Teams megoldások kiváló alapot nyújtanak intranet és munkafolyamat-támogatás kialakításához.
Ráadásul a rendszerbe beépített mesterséges intelligencia funkciók – például a Teams-megbeszélések automatikus transcriptjei és feladatlistái – tovább növelik a hatékonyságot. Ezek az AI-eszközök segítenek abban, hogy a megbeszéléseken elhangzott információk ne vesszenek el, a feladatok pedig átláthatóan és követhetően jelenjenek meg a mindennapi munkában.

A már meglévő infrastruktúra okos használatával teljes körű digitális működés építhető ki – anélkül, hogy külső fejlesztői függőség alakulna ki.

Miért most érdemes lépni?

A digitalizáció mára nem extra lehetőség, hanem a versenyképesség alapfeltétele.
A strukturált információáramlás, az automatizált folyamatok és a naprakész tudásmegosztás nemcsak költséghatékonyabb működést eredményez, hanem stabil, fenntartható növekedést is.

A modern intranet, a digitalizált back office és az intelligens, AI-támogatott eszközök együtt jelentik azt a működési kultúrát, amely egyszerre átlátható, mérhető és emberközpontú.

EURO ONE – tapasztalat, megoldás, partnerség

Az EURO ONE csapata több mint két évtizede segíti partnereit abban, hogy működésüket átláthatóbbá, hatékonyabbá és fenntarthatóbbá tegyék.
Az intranet bevezetésétől a dokumentumkezelési rendszerek kialakításán át a back office folyamatok digitalizálásáig gyakorlati tapasztalattal, valós megoldásokkal támogatják ügyfeleiket.

Ha szeretné megtudni, hogyan válhat szervezete a digitális működés egyik mintapéldájává,
keresse az EURO ONE szakértőit – együtt tesszük hatékonyabbá a vállalat mindennapjait.