A hatékony távmunka eszközei, járvány és karantén idején

Immár Magyarországot is elérte a kínai Vuhan városából kiindult koronavírus (COVID-19), a kormány pedig, a kialakult hazai és nemzetközi helyzetre reagálva, az elmúlt napokban rendkívüli jogrendet hirdetett. S bár azt – e bejegyzés készültekor még – a vállalatokra bízta, hogy a koronavírus kapcsán miként járulnak hozzá az egészségügyi helyzethez, úgy tűnik, hogy a hazai cégek között is egyre többen hirdetik meg a rendkívüli munkarendet. Ennek kialakítása során saját hatáskörben rendelkeznek arról, hogy a dolgozóik otthonról végezzék-e a munkát, vagy bejárjanak az irodába, az adott munkakörök elvárásaihoz is igazodva. A cél, hogy a járvány további terjedését lassítsák a megfelelő munkarend kidolgozásával. Erre pedig a legjobb megoldás értelemszerűen a távmunka vagyis home office, amikor a munkavállaló az otthona elhagyása nélkül végezheti el céges feladatait.
De mire van szüksége egy vállalatnak, hogy azonnal léphessen? Milyen IT feltételek szükségesek ahhoz, hogy a távmunka ne csak egészségügyi szempontból, hanem a céges adatvédelem tekintetéből is biztonságos legyen? Hogyan oldhatjuk meg a hatékony home office bevezetését? Ezekre a kérdésekre adunk választ ebben a bejegyzésben.

Mire van szükség a hatékony távmunkához?

Míg a családon, rokonságon belüli kapcsolattartáshoz ilyenkor is elegendő lehet a megszokott, szinte minden platformon elérhető Facebook Messenger és Gmail páros, addig ezek az eszközök egy cég esetében túl sok biztonsági problémát vetnek fel. Jól meg kell hát választanunk a biztonságos kapcsolattartáshoz, táveléréshez, fájlcseréhez használt szoftvereket. De ugyanígy az sem mindegy, milyen minőségű internetkapcsolaton keresztül érik el a dolgozók a cég belső hálózatát, annak védeleméről nem is beszélve. A legfontosabbak tehát:

• Sávszélesség, amely képes kiszolgálni az adott cég méretét távmunka esetén.
• Alap technikai feltételek: notebook, mobiltelefon és internet elérés.
• Olyan skálázható IT infrastruktúra, amely tartalmazza az otthoni felhasználók kapcsolódását biztosító eszközt, szaknyelven VPN koncentrátort vagy VPN koncentrátorként is használható tűzfalat.
• Biztonságos kapcsolat.
• Megfelelő szoftverek, például Webex, Microsoft Teams stb.

Terjedelmi okokból nem tudunk minden pontot kifejteni, így most csak a harmadik és negyedik pontokban felvetett hozzávalókkal kapcsolatban osztunk meg néhány gondolatot.

Skálázható IT infrastruktúra

Jelen pillanatban azok a vállalatok képesek biztosítani az azonnali távoli munkavégzést, akiknek már adottak a harmadik pontban leírt IT feltételek, s ezekhez megfelelő licencekkel is rendelkeznek. Az elmúlt években napi szinten volt szó a skálázható informatikai rendszerekről, és arról, milyen előnyei vannak. Ezt most a gyakorlatban is megtapasztalhatjuk.
Szinte biztosan kiderül majd minden érintett cég számára, miért is olyan fontos a jelenlegi IT rendszer skálázhatósága. Az ok egyszerű: a hirtelen megnövekvő igénybevételt is ki kell tudja szolgálni. Ilyen igény például amikor minden munkatárs távolról, egyszerre igyekszik elérni a céges környezetet.

Gyorsan tudnak a jelenlegi helyzetben reagálni azok a vállalatok is, akik rendelkeznek ugyan megfelelő eszközökkel, viszont nem rendelkeznek a szükséges szolgáltatás vagy kapcsolódás használhatóságáról gondoskodó licencekkel. Ők licenc bővítéssel – s ha szükséges a VPN kliensnek a távolról csatlakozó kollégák eszközeire való feltelepítésével – gyorsan működőképessé tehetik a rendszert.
Hasonló esetekre léteznek úgynevezett vészhelyzeti licencek (Emergency Licenses) is, amelyek csupán néhány hétig érvényesek, majd az adott időszak végén lejárnak. Amennyiben átmeneti állapotról van szó, érdemes ezt a lehetőséget is megfontolni.

Mit tehet, aki nincs felkészülve a home office-ra?

Ha a rendszer a megnövekedett felhasználói igényeket nem képes kiszolgálni, vagy nem rendelkezik VPN koncentrátorral, esetleg elavult és régi a tűzfal, akkor az infrastruktúrát mindenképpen fejleszteni kell.
Egy olyan fizikai rendszert, amelyben egyáltalán nincs VPN koncentrátor, az idő rövidsége, a gyártási folyamatok és a logisztika lassulása miatt hosszú idő lenne felkészíteni. Jelenleg a koronavírus első és második hulláma zajlik a világban. S bár a COVID-19 még a virológus szakemberek számára is sok kérdőjeles tulajdonsággal rendelkezik, azt semmiképpen sem javasoljuk, hogy bárki félvállról vegye. A spanyolnátha például anno három hullámban jelentkezett egy éven belül, és a második hullám jóval nagyobb volt az elsőnél. Fontos tehát mielőbb meghozni a szükséges fejlesztési döntéseket.

Mi történik például abban az esetben, ha a jelenlegi IT infrastruktúra jól működik az adott kapacitással, de a megnövekedett igényeket már nem tudja kiszolgálni? Nézzünk egy példát!

Vegyünk egy 100 felhasználós céget, amelyiknél a jelenlegi rendszer kapacitása 20 felhasználót képes kiszolgálni távolról. A hálózatuk már így is maximálisan kihasznált, aminek következtében a nagyobb terhelést – hiába is vásárolják meg a szükséges licenceket – képtelen kiszolgálni. Ez a rendszer túlterheléséhez vezet. Ebben a helyzetben megoldást biztosíthat a virtuális eszközök integrációja is. Ez azt jelenti, hogy virtuális tűzfalat integrálunk a meglévő rendszerhez, amellyel akár 5 nap alatt megvalósítható minden felhasználó számára a biztonságos, távoli munkavégzés lehetősége.

Az érzékeny adatokkal dolgozó cégek számára megfontolandó egy multifaktoros hitelesítő rendszer bevezetése is a távoli kapcsolatok biztonságosabbá tételéhez, akár a meglévő rendszerek kiegészítéseként is. Érdemes szem előtt tartani azt is, hogy bár vészhelyzetben az alapbeállítások pár nap alatt elvégezhetők, azért a bevezetés ideje nagyban függ a cég méretétől és igényeitől.
Ne legyenek kétségeink: az következő hetek meghatározzák a jövőt. A változás mindenki számára elkezdődött. A digitális transzformáció évek óta zajlik, most azok tudnak rugalmasabban reagálni, akik már részesei az átalakulásnak, és rendelkeznek üzletmenet folytonossági tervvel is.